09 junio 2011

Vamos a echar la tarde

O la mañana, o el día. En ocasiones cuando convocamos (o nos convocan) a reuniones vamos con esa mentalidad y tenemos la sensación de que no vamos a empezar a trabajar hasta que no finalizan todas las reuniones (lo que en ocasiones suele ser a las 8 de la tarde).

Para empezar, tengo que decir que considero las reuniones como importantes. Son un mecanismo de ayuda imprescindibles en según qué etapas de proyecto y para según qué se organicen. Cuando uno está en la base de las pirámides vemos las reuniones a las que asisten nuestros jefes como un "mira éstos cómo trabajan".

Pero la experiencia me dice que las reuniones por estos lares se convierten en la mayoría de ocasiones en pérdidas de tiempo y embudos que sirven para todo menos para lo que estaban convocadas en un principio.

Y es en este punto en el que descubro las reuniones de 22 minutos que nos dice que el tiempo máximo de una reunión debe ser de 22 minutos con una serie de características:

  • Agendar las reuniones de 22 minutos: En este punto discrepo un poco. No tienen por qué ser 22 minutos, pueden ser 23, 44, 51. Eso sí, huir de números "redondos" (30, 60, 120...).

  • Tener un objetivo claro basado en una agenda predefinida: Uno de los mayores errores en los que se cae es precisamente en ese: convocar reuniones demasiado genéricas sin un objetivo claro: "reunión para revisar el documento x", "reunión para definir el sexo de los ángeles".

  • Enviar la documentación asociada al menos con 3 días de antelación: Otro punto fundamental. No será la primera vez que entro en una reunión y me dicen "cuéntame" o "No me he leído el documento así que si quieres vamos leyéndolo mientra lo revisamos". No, esas son tareas previas que deberían llevarse hechas.

  • Empezar a la hora fijada: ¡Ay! bendita puntualidad...

  • Permanecer de pie: Bueno, en la de 22 minutos puede ser, pero en la de 44, etc. Como concepto está bien.

  • Sin portátiles: A lo sumo permitimos el del presentador y el de la persona que vaya a tomar notas. Otro punto importante. Todos hemos entrado en reuniones interminables con el portátil en las que hemos aprovechado para "trabajar" y hacer aún más inservible la reunión.

  • Sin móviles. Sin excepción: Otro defecto de las reuniones actuales son las blackberries y similares.

  • Foco, precisión: No nos andemos por las ramas. Hemos convocado una reunión con una agenda clara, vamos a ceñirnos a ella. Puede surgir anotaciones y pensamientos paralelos perfectamente válidos. Pero debemos ser capaces de encontrar argumentos para dejar fuera de agenda y convocar otra reunión al respecto. Quien mucho quiere poco abarca y si empezamos en la reunión a hablar de mil cuestiones al final no se resuelve ni una.

  • Mandar las notas en seguida: Una reunión rápida debe generar notas o actas rápidas que se pueden enviar en los huecos libres tras las reuniones (de ahí la clave de 22 minutos. Tener tiempo hasta que empiece la siguiente reunión). En este punto podríamos entrar a hablar de las actas de reunión. Puede que lo aborde en otras entradas, pero odio las actas que parecen de junta de comunidad de vecinos o de patio de sesiones de asamblea. Por favor actas concisas con los acuerdos tomados y los puntos pendientes.

Cambiar la dinámica de las reuniones está en nuestras manos. Intentar proponer una reunión de estas características en una organización ya viciada puede ser un shock demasiado traumático, pero poco a poco se puede conseguir. ¿Qué tal si empezamos por agendas claras y objetivos definidos? ¡Ah! e imprimir el póster y tenerlo bien grande en todas las salas de reuniones.

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